Nieuw huishoudelijk reglement PBI
Algemeen Huishoudelijk Reglement Plaatselijk Belang Irnsum
Zoals vastgesteld 15 februari 2012
Hoofdstuk 1
1.1 Algemene begrippen.
– Bestuur: Het bestuur zoals bedoeld in de Statuten artikel 11. Verder aan te duiden als AB.
– Commissie: Een permanente commissie zoals bedoeld in de Statuten onder artikel 14 lid 3 en nader uitgewerkt in hoofdstuk 2 van dit HR.
– Werkgroep: Een thematische werkgroep zoals bedoeld in de Statuten onder artikel 3 lid 2 en nader uitgewerkt in een apart reglement d.d. 2008.
– Bestuursoverleg: de vergadering van AB en de voorzitters werkgroepen en commissies. Verder aan te duiden als BO.
1.2 De taakverdeling binnen het AB (Statuten artikel 13)
– De functies van Voorzitter en Penningmeester kunnen niet in één persoon verenigd worden.
– De ledenadministratie dient bij voorkeur door een apart bestuurslid te worden gevoerd.
– De secretaris houdt een rooster van benoeming en aftreden bij van het AB en van de commissies.
1.3 Bestuursvergaderingen
1.3.1 Bestuursoverleg (BO)
– Het bestuursoverleg vindt omstreeks 1x per maand plaats, behalve in de zomervakantie.
– Agenda en bijbehorende stukken worden enkele dagen voor de vergadering aan de bestuursleden en de voorzitters van commissies en werkgroepen toegezonden.
– Ook het (concept) verslag van de vorige vergadering gaat daarbij.
– Voor belangrijke te nemen besluiten gelden de regels zoals vermeld onder 1.3.2 (AB)
– De stukken van deze vergaderingen worden niet gepubliceerd maar zijn desgewenst wel beschikbaar voor leden van PBI.
1.3.2 Algemeen Bestuur (AB)
– Naast het BO kan het AB op voorstel van de voorzitter ook afzonderlijk vergaderen. Deze bijeenkomsten kunnen als vertrouwelijk worden aangemerkt.
– Het AB komt tevens bijeen indien tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.
– Belangrijke te nemen besluiten dienen tenminste zeven dagen tevoren te worden aangekondigd.
– Voor deze besluiten dient tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig te zijn.
– Indien om deze redenen geen besluitvorming mogelijk is wordt tenminste zeven dagen later een nieuwe vergadering uitgeschreven. Het aantal aanwezigen is dan geen beperking meer.
– Bij staken der stemmen beslist de voorzitter.
1.4 Contributie inning
– De contributie wordt jaarlijks in de jaarvergadering samenhang met de begroting vastgesteld.
– De leden betalen bij voorkeur per incasso
– Alleen op verzoek kan betaling aan de deur plaatsvinden.
– Indien leden twee jaar geen contributie betaald hebben worden ze een maand na een laatste aanmaning uitgeschreven. (ex artikel 7.7 van de Statuten)
– Voor begunstigers ( ex artikel 5, 8 en10 van de Statuten) is de minimum bijdrage gelijk aan de door de jaarvergadering vastgestelde contributie.
1.5 Financiële administratie
– Het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar
– De vereniging heeft één betaalrekening en tenminste één spaarrekening.
– Het saldo van de commissies wordt door de (algemeen) penningmeester beheerd en boekhoudkundig apart gehouden.
– De penningmeester houdt de commissies periodiek op de hoogte van de stand van zaken.
– De jaarrekening wordt door de algemeen penningmeester opgemaakt.
– PBI draagt de bankkosten en krijgt de rente.
1.5.1 Bijzondere fondsen
– Fondsen welke door derden beschikbaar zijn gesteld met een bepaald doel blijven net als het saldo van commissies apart geadministreerd.
– PBI kent op dit moment twee fondsen.
– Fonds Dorpsbudget; beschikbaar gesteld door woningbouwcorporatie Elkien.
Bestedingen uit dit fonds dienen de leefbaarheid en sociale samenhang in het dorp ten goede te komen.
– Fonds Monumentale gebouwen; beschikbaar gesteld door de firma Elzinga.
Dit fonds is bedoeld voor bijdragen aan de instandhouding van monumentale gebouwen in Jirnsum die niet in particulier bezit zijn.
1.6 Ereleden.
– De ledenvergadering kan, op voorstel van het bestuur dan wel bij motie, besluiten om leden met bijzondere verdienste voor Jirnsum te benoemen tot erelid.
– Ereleden zijn vrijgesteld van contributie.
Hoofdstuk 2
Permanente Commissies
Artikel 2.1 Commissies algemeen
2.1.1 Plaatselijk Belang kent de volgende permanente commissies:
· Doarpskrante De Stim fan Jim (zie 2.2)
· Jirnsum Online (zie 2.3)
· Speeltuincommissie Jirnsum (zie 2.4)
· Doarpsargyf Jirnsum (zie 2.5)
· Commissie volkstuinen en groen (in voorbereiding)
2.1.2 Instelling en benoeming en bevoegdheden
– Een commissie wordt door het AB ingesteld.
– Een commissie is verantwoordelijk voor de uitvoering van een specifieke taak.
– Een commissie telt tenminste drie leden met de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester.
– De leden worden benoemd door het AB, na de eerste benoeming op voordracht van de zittende commissieleden.
– Het AB is teven bevoegd commissieleden te ontslaan. Zij dient daarover verantwoording af te leggen in de ledenvergadering.
– De commissieleden worden benoemd voor een periode van drie jaar en zijn terstond herkiesbaar.
– Indien een vacature ontstaat dient daarin binnen zes maanden te worden voorzien.
– Van de commissie leden wordt verwacht dat ze lid zijn van PBI.
– De eindverantwoordelijkheid voor het werk van een commissie ligt bij het bestuur van PBI.
2.1.3 Werkwijze
– De werkwijze van elke commissie wordt in een eigen paragraaf in dit huishoudelijk reglement nader uitgewerkt.
– De voorzitter van de commissie onderhoudt de contacten met het AB en ontvangt de stukken voor het BO.
– Een commissie vergadert zo dikwijls als haar voorzitter, dan wel tenminste twee leden dat noodzakelijk achten.
– Indien een commissie een even aantal leden heeft beslist bij staken der stemmen de voorzitter.
– De secretaris verzorgt de agendering en verslaglegging.
– Belangrijke besluiten dienen tenminste zeven dagen tevoren te worden geagendeerd. Indien minder dan de helft der leden aanwezig is kan geen besluit worden genomen. Indien in een daarop volgende opnieuw geagendeerde vergadering ook geen besluit mogelijk is beslist het bestuur van PBI.
– De commissie verzorgt een zelfstandige, inhoudelijke rapportage in de jaarvergadering van PBI.
2.1.4 Financiën
– De penningmeester van de commissie is primair verantwoordelijk voor het financiële beleid en het verwerven van eigen inkomsten.
– Een commissie kan eigen inkomsten verwerven door inkomsten uit de algemene kas, vaste donateurs, adverteerders, subsidies of bijzondere acties.
– De middelen worden beheerd door de algemeen penningmeester.
– Indien een commissie haar taak beëindigt vervallen de geldmiddelen aan Plaatselijk Belang Irnsum
Artikel 2.2 De commissie “Doarpskrante De Stim fan Jim”
2.2.1 Doelstelling
– De commissie heeft tot doel het maandelijks doen verschijnen van de dorpskrant “De Stim fan Jim”. (in het kort “De Stim”)
– De krant komt iedere maand ongeveer halverwege uit, behalve in de periode van de zomervakantie.
– De krant heeft ten doel al hetgeen te publiceren wat zich afspeelt in Jirnsum en naaste omgeving op sociaal-cultureel en maatschappelijk terrein.
– De krant bevat algemene informatie over dienstverlenende organisaties en instellingen.
– De krant geeft in een agenda een overzicht van voorgenomen activiteiten van verenigingen en organisaties.
– De krant biedt ruimte aan verenigingen voor mededelingen en verslagen.
– De krant wordt binnen het dorp en in het aanpalende buitengebied gratis huis aan huis verspreid. Daarnaast is er tegen kostprijs een postabonnement mogelijk
2.2.2 De Commissie.
– De commissie kent naast de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester, een redactie van tenminste twee leden.
– Verzorgt de zakelijke contracten met adverteerders en de drukker.
– Bepaald de tarieven voor advertenties, abonnementen en andere diensten.
– Doet de werving van adverteerders.
– Verzorgt de redactie, opmaak en productie van de Stim fan Jim.
– Kan een redactiestatuut vaststellen met regels voor het omgaan met aangeleverde kopij.
– Organiseert (met inzet van vrijwilligers) de maandelijkse verspreiding in het dorp.
2.2.3 Financiën
– De geldmiddelen van de commissie bestaan uit:
– inkomsten door het opnemen van advertenties
– bijdragen van verenigingen naar rato van de ruimte die deze voor hun mededelingen gebruiken.
– abonnementen
– specifieke inzameling in het dorp (Zakjesaktie)
– incidentele inkomsten en giften.
– De penningmeester
– Stelt in overleg met de algemeen penningmeester de jaarrekening en de begroting op ten behoeve van de jaarvergadering.
– Verstuurt facturen voor te plaatsen advertenties.
– Houdt de stand bij van de lopende rechten en verplichtingen.
– Stelt in overleg met de algemeen penningmeester halverwege het boekjaar, dus voor de zomervakantie, een geactualiseerde begroting op met een overzicht op van lopende verplichtingen en debiteuren.
– Contracten met adverteerders en drukkers behoeven de instemming van zowel de voorzitter als de penningmeester van de commissie.
– Verplichtingen en uitgaven boven € 25,- welke niet in een vastgestelde begroting zijn voorzien behoeven de instemming van de algemeen penningmeester.
2.2.4 De redactie
– De redactie wordt gevoerd door tenminste twee commissieleden.
– De redactie heeft de volgende taken:
– Verzamelt en beoordeelt de kopij.
– Corrigeert of bekort zo nodig bijdragen.
– Schrijft eventueel eigen bijdragen
– Verzorgt de opmaak en onderhoudt de contacten met de drukkerij.
Artikel 2.3 De commissie “Jirnsum Online”
2.3.1 Doelstelling
– De commissie heeft tot doel het ontwerpen, instellen en actueel houden van de website “www.jirnsum.com”
– De website heeft ten doel al hetgeen te publiceren over wat zich afspeelt in Jirnsum en naaste omgeving op sociaal-cultureel en maatschappelijk terrein.
– De site bevat algemene informatie over verenigingen, en instellingen die voor Jirnsum van belang zijn. Daartoe kunnen ook links naar ander websites worden opgenomen
– De site geeft in een agenda een overzicht van voorgenomen activiteiten van verenigingen en organisaties en van andere evenementen.
– De site biedt ruimte aan verenigingen voor mededelingen en verslagen.
– De site biedt de mogelijkheid voor het plaatsen van advertenties.
2.3.2 De commissie
– De commissie kent naast de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester, een redactie van tenminste twee leden
– Verzorgt de zakelijke contracten met adverteerders en de drukker.
– Doet de werving van adverteerders, in goed overleg met de redactie.
– Bepaald de tarieven voor advertenties en andere diensten.
– Kan een redactiestatuut vaststellen met regels voor het omgaan met aangeleverde kopij.
2.3.3 Financiën
– De geldmiddelen van de commissie bestaan uit
– Inkomsten door het opnemen van advertenties
– Specifieke inzameling in het dorp
– Incidentele inkomsten en giften.
– De penningmeester
– Stelt in overleg met de algemeen penningmeester de jaarrekening en de begroting op ten behoeve van de jaarvergadering.
– Verstuurt facturen voor te plaatsen advertenties.
– Houdt de stand bij van de lopende rechten en verplichtingen.
– Stelt halverwege het boekjaar, dus voor de zomervakantie, een geactualiseerde begroting op met een overzicht op van verplichtingen en debiteuren.
– Contracten met adverteerders en drukkers behoeven de instemming van zowel de voorzitter als de penningmeester.
– Verplichtingen en uitgaven welke niet in een vastgestelde begroting zijn voorzien behoeven de instemming van de algemeen penningmeester.
2.3.4 De redactie
– De redactie bestaat uit tenminste twee commissieleden met verantwoordelijkheid voor de technische kant (webmaster) en de inhoudelijke kant van de website.
– Verzamelt en beoordeelt de kopij
– Corrigeert of bekort zo nodig bijdragen
– Bewaakt het actueel houden van de informatie over verenigingen, diensten en andere informatie.
– Verzorgt berichtgeving over gebeurtenissen op sociaal en cultureel terrein
– Schrijft eventueel eigen bijdragen
– Verzorgt de opmaak in samenwerking met de webmaster
2.4.De commissie “Speeltuincommissie Jirnsum”
2.4.1 Doelstelling
– De commissie heeft tot doel het in stand houden van de openbare speeltuinen in Jirnsum.
– Deze speeltuinen dienen te voldoen aan de officiële eisen van veiligheid.
– Het bestuur zorgt daarbij voor:
– Jaarlijks maken van een onderhoudsplan,
– Het contact met de door de gemeente aangewezen keuringsinstantie,
– Het reguliere en periodieke onderhoud van de speeltoestellen,
– Daarbij zijn maatgevend de eisen die bij de periodieke keuring worden gesteld.
2.4.2 Financiën
– De geldmiddelen van de commissie bestaan uit:
– Structurele subsidie van de gemeente,
– Een bijdrage uit de algemene middelen van PBI,
– Eigen inkomsten door specifieke acties,
– Subsidies en andere inkomsten voor specifieke werkzaamheden.
– De penningmeester
– Vraagt jaarlijks tijdig de gemeentelijke subsidie aan,
– Stelt in overleg met de algemeen penningmeester de begroting op ten behoeve van de jaarvergadering,
– Houdt de stand bij van de lopende rechten en verplichtingen.
– Verplichtingen en uitgaven boven € 25,- welke niet in een vastgestelde begroting zijn voorzien behoeven de instemming van de algemeen penningmeester.
Artikel 2.5 De commissie “Doarpsargyf Jirnsum”
2.5.1 Doelstelling en werkwijze
– De commissie heeft ten doel het beheren, bewaren en toegankelijk maken van archiefstukken en voorwerpen betrekking hebbende op het dorp Jirnsum, die worden aangeleverd door particulieren, verenigingen of stichtingen, opdat deze behouden en ter inzage blijven voor belangstellenden.
– De commissie bepaald op welke wijze archiefstukken kunnen worden ingezien.
– De commissie is niet aansprakelijk voor de ingebrachte of afgegeven goederen in verband met beschadiging of vermissing.
– De commissie is bevoegd om aangebrachte stukken te ordenen en zo nodig onvoldoende relevante zaken te verwijderen, dan wel terug te geven aan de aanbrengers.
– De commissie is tevens bevoegd om belangrijke stukken over te dragen aan officiële archieven dienaangaande.
2.5.2 Financiën
– De geldmiddelen van de commissie bestaan uit;
– Een jaarlijkse bijdrage uit de kas van PBI.
– Subsidies en giften.
– Eigen inkomsten door specifieke acties.
– Verplichtingen c.q. uitgaven van meer dan € 25,- welke niet in een vastgestelde begroting zijn voorzien behoeven instemming van de algemeen penningmeester.
2.6 Commissie volkstuinen en groen.
(in voorbereiding)
2.7 Slotbepaling
Met de vaststelling van dit Huishoudelijk reglement komen de afzonderlijke reglementen van de commissies te vervallen.
Hoofdstuk 3
Werkgroepen
In 2008 werd een apart HR vastgesteld betreffende de werkgroepen die in het kader van de dorpsvisie waren ingesteld.
Dit reglement wordt geacht te zijn ingevoegd in dit algemeen Huishoudelijk Reglement.
Gerelateerd bericht
Dorspvisie en bestuursverkiezing →
Word lid van Plaatselijk Belang Jirnsum →
Algemene ledenvergadering Plaatselijk Belang Jirnsum →